協同作業不只是一個新潮的流行用語。它是發揮創意與創造力並最終達至成功的重要元素。S&P 500 大企業中有 84% 的市值屬於無形資產。績效優異的公司都知道這件事。相較於績效不彰的競爭對手，績效亮眼的組織之高階主管使用智慧協同作業的可能性更高 3.5 倍。協同作業也是學習與訓練的基石。無論是企業營運、教育、政府或醫療產業，參與者皆必須溝通、分享資訊並獲得回饋。

互動性與向心力的挑戰

雖然在這些情況中協同作業均是關鍵要素，要達成目標卻不容易，因為互動性與向心力均是挑戰。在典型的會議室或教室聚會中，或甚至在開放空間或小型會議空間的非例行會議中，通常是一人在台上使用白板，而其他人觀看。當人們在過程中無法充分參與時，便不會產生任何火花。參與者之間充分交換想法和分享知識，協同作業才能真正發揮作用。參與者必須可以在會議中提出意見，無論口說或書寫。就算是在教學或訓練的場景中，也應該有效進行協同作業。學習講究參與性，是與被動接受相對的概念。但是，因為在一起工作或學習的人們總是身處不同地點，所以協同作業與向心力均是不易實現的目標。美國有超過五分之一的 員工居家完成部份或全部工作，這是美國人口普查局所公布的資料。在歐洲各地居家工作的比例從大約 10% 以下到將近 45% 之間。此外，根據 Strategy Analytics 調查顯示，全球勞動人口有 42.5% 到 2022 年會變成行動勞動人口。就算人們不在家中，也有極大可能並不在辦公室。有一群全年無休的勞動力必須按照不同的時間表橫跨不同時區進行互動，這樣的數位工作環境已成事實。跨裝置的協同作業不可或缺。在教育方面，孩子可能在家自學或請病假，要參與學習不但困難，甚至不可能實現。參與訓練課程的學生或人們也可能在外旅行而必須從遠端位置參與。認為等到人們旅行回來還能跟上進度是不切實際的期待，想要將協同作業推遲同樣不切實際。白板的內容一旦清除，我們便無法與不在現場參與的人保持聯繫。

數位協同作業的運作方式

新的工作環境技術可促進互動與參與，並啟動構思的流程。ViewSonic ViewBoard 互動平面面板 (IFP) 顯示器及 myViewBoard 白板軟體，如圖 1 所示，就是例子之一。將先進的顯示器、Intel Unite^® 軟體、擴充選項和雲端功能結合起來，創造更加強調互動性與參與性的協作式或學習體驗。

若是非正式的協同作業，組織可以把 ViewBoard 放在企業辦公室的走廊或大廳中多個不同地點。對於已捨棄開放辦公室概念的公司而言，要碰面召開臨時會議的人們自然會選擇可舉行 scrum 會議的小型會議空間甚至是開放空間。當人們聚集在一起時，便更容易進行協同作業。在這種情況下，能夠書寫、繪圖和發表意見，會議便不再是短暫的對話，反而有機會促成實質的腦力激盪。ViewBoard 具有 20 點觸控式螢幕設計且支援多點觸控筆，使用其基本註解功能便能讓多人與螢幕互動。若需更多功能，ViewBoard 附有多個插槽，可附加開放式易插拔規格 (OPS) 的電腦或搭載 Intel^® Core™ vPro™ 處理器的 Intel ^® Smart Display Module (Intel^® SDM) 電腦。ViewBoard 可以執行 ViewSonic myViewBoard 軟體，支援由混合雲端或公司內部主機代管的個人數位白板。企業協同作業通常需要生產力軟體。互動式螢幕可以執行各種不同的常見第三方軟體。參與者可以進行腦力激盪，再把想法記錄在 Word 文件中或是編輯一份 PowerPoint 簡報，然後把這些儲存在 Google Drive。使用者可藉由網際網路連線能力把網頁上或內部網路的資源帶進來，無論是文件、影像、網站、音訊或其他資源。科技所能創造的協作成果，是一般白板無法複製的。與任何其他數位工作環境一樣，安全十分重要。所以 ViewBoard 及 myViewBoard 軟體採用各種不同的加密與保護措施，保護通訊以及視訊和音訊資料的隱私性與安全。

移至會議室

在會議室或講堂中可能出現比較正式的協同作業情境。在這種情況下，我們必須改變做法。白板周遭可能無法站立太多人，或是因為會議時間甚長，人們可能想要坐下。Intel Unite 可與筆記型電腦、平板電腦或智慧型手機共享畫面，創造更多互動操作的機會。參與者可以看到畫面，而且若是主講者或講師允許，也可在其裝置上加上註解然後顯示在包括 ViewBoard 在內的所有其他螢幕上。開放的平台支援 Microsoft Windows、Apple Mac OS、Apple iPad、Android、Chromebook 和 Linux。使用 myViewBoard 的個人化設定讓簡報更有彈性和深度。組織可以用自己喜愛的背景、應用程式或企業雲端儲存來建立範本。只要把這些項目變成預設組態，整個組織無論在什麼位置均享有一致的體驗。在旅行的員工只需登入其帳戶便可以把這些預設設定檔套用到任何 ViewBoard，無論會議在哪裡舉行。在一棟建築物內也十分重視可攜性。一個小組可能發現有人已經預約了會議室，所以他們必須移動到另一間。藉由 myViewBoard，您可以隨身攜帶同一份簡報，確保會議進行一如預期。在教育領域中，全程無縫運作尤為重要。無論是在初等、中等或高等教育層級，教師都可以在家制定一份課程大綱，儲存在 Google Drive，然後可在學校的 ViewBoard 進行一對一教學，或是透過 Web 遠端共享畫面以便在另一個地點工作。學生也可以在遠端參與課程。另一項功能 myViewBoard Throw 允許教師把行動裝置上的影像或 Word 或 PDF 文件分享到 ViewBoard。

過程中新增人員

即便有許多工作或學習都在家或旅行中進行，人們並不一定會在協同作業中缺席或無法參與。數位協同作業支援完整的遠端存取功能。無論身在何處，人們可以使用 ViewBoard 和 myViewBoard 加入一份簡報或訓練課程並全程參與。團隊更添凝聚力。學生可以跟上課程進度。ViewBoard 可以載入也可以儲存簡報和內容，藉此更進一步擴大參與度。每個人都可以儲存一段課程供日後參考。或者教師或主持人可以把簡報儲存在 Google Drive 並轉寄給其他人。

把所有組織聚集起來

在教育、醫療和政府領域的企業和組織全部都需要協同作業的能力，以利促進創新、提升參與度或實行數位轉型。合適的技術，若依策略適當運用，人們便能一起工作和學習，並藉由那樣的互動性達至成功。